Uzaktan Çalışma Düzenlemelerinde Kritik Dönüm Noktası: Yeni EEOC Rehberliği İşverenlere Yol Gösteriyor
Washington D.C. – Federal kurumlar için yayımlanan yeni bir rehber, uzaktan çalışma düzenlemeleri konusunda özel sektör işverenlerine önemli bir yol haritası sunuyor. Amerikan İstihdam Fırsat Eşitliği Komisyonu (EEOC) ve Personel Yönetimi Ofisi (OPM) tarafından 11 Şubat'ta yayımlanan bu teknik yardım belgesi, özellikle engelli çalışanlar için uzaktan çalışmanın makul bir düzenleme olarak kabul edilip edilemeyeceği konusunda federal ajanslara rehberlik etmeyi amaçlıyor. Ancak, belgenin temel prensipleri, özel sektör işverenlerini de bağlayan Engellilerle İlgili Amerikalılar Yasası (ADA) ile uyumlu olduğu için, bu rehberlik özel sektör için de büyük önem taşıyor. İşverenlerin uzaktan çalışma taleplerini değerlendirirken karşılaştığı belirsizlikleri gidermesi beklenen bu kılavuz, engellilik düzenlemeleri konusundaki uygulamaları güçlendirmek için beş temel adımı da içeriyor.
EEOC ve OPM'den Ortak Rehberlik
EEOC ve OPM'nin ortak teknik yardım belgesi, uzaktan çalışmanın engellilikle ilgili bir düzenleme olarak ne zaman sağlanması gerektiğini, ne zaman değiştirilebileceğini veya sonlandırılabileceğini ve makul düzenlemeleri keşfetme ve etkileşimli süreci yürütme konusunda en iyi uygulamaları ele alıyor. Bu belge bağlayıcı olmasa da, EEOC'nin mevcut uygulama pozisyonunun önemli bir göstergesi niteliğinde. Rehabilitasyon Yasası kapsamındaki engellilik düzenlemelerini tartışsa da, prensipleri ADA dava hukukundan ve EEOC'nin mevcut ADA rehberliğinden türetilmiştir. Bu nedenle, hem kamu hem de özel sektördeki işverenler için bir uyum yol haritası sunmaktadır.
İşverenler İçin 5 Temel Çıkarım
Yeni rehberlik belgesi, uzaktan çalışma düzenlemelerine ilişkin işverenler için beş kritik noktayı açıklığa kavuşturuyor:
1. Uzaktan Çalışmanın Makul Düzenleme Olarak Kabul Edilebileceği Durumlar: Rehberlik, uzaktan çalışmanın başvuru sürecine katılım, temel işlevleri yerine getirme ve eşit istihdam faydalarından yararlanma olmak üzere üç kategori altında nasıl makul bir düzenleme olarak nitelendirilebileceğini açıklıyor.
2. İşyerinde Fiziksel Bulunmanın Temel Bir İşlev Olabileceği Durumlar: Bazı işler için, uzaktan yapılamayan temel işlevler, etkileşim gerektiren görevler veya denetim ve ekip çalışmasının gerekli olduğu rollerde işyerinde bulunmanın temel bir işlev olabileceği doğrulanıyor.
3. Yıllık Değerlendirme ve Yeniden Değerlendirme: Kurumlar, düzenlemenin etkinliğini ve gerekliliğini yıllık olarak yeniden değerlendirmeye veya operasyonel ihtiyaçlardaki değişiklikler, çalışanın durumundaki değişiklikler veya güncellenmiş iş gereksinimleri gibi koşullar değiştiğinde bunu yapmaya teşvik ediliyor. COVID-19 ile ilgili özel koşulların artık geçerli olmaması nedeniyle uzaktan çalışma düzenlemeleri yeniden değerlendirilebilir.
4. Sık Karşılaşılan Sorunlarla Başa Çıkma: Rehberlik, tutarsız tıbbi belge sağlayan, sosyal medya içerikleri iddialarıyla çelişen, ofis içi alternatifleri denemeyi reddeden, kaygıya dayalı uzaktan çalışma talep eden veya zorlu/uzun işe gidiş-gelişleri gerekçe gösteren çalışanlar gibi yaygın durumlarla nasıl başa çıkılacağını tartışıyor.
5. Belirti Azaltma veya Yaşam Kalitesini İyileştirme Amaçlı Uzaktan Çalışma Talepleri: Çalışanların semptomlarını hafifletmek, durumlarını yönetmek veya yaşam kalitelerini iyileştirmek için yapılan uzaktan çalışma düzenlemesi taleplerinin kabul edilmesi zorunlu değildir.
Uzaktan Çalışma Düzenlemelerinin İncelenmesi ve Onaylanması
Teknik yardım belgesine göre, sunulan makul düzenleme konusunda nihai karar mercii işverendir, özellikle de uzaktan çalışma birçok etkili düzenlemeden biri olduğunda. Ancak işverenin iyi niyetli bir etkileşimli süreç yürütmesi gerekmektedir. EEOC, düzenleme inceleme ve onay sürecinin aşağıdaki önemli yönlerini açıklığa kavuşturmuştur:
* Bireyselleştirilmiş Değerlendirme: İşverenler, çalışanların düzenleme taleplerine genel bir yaklaşım yerine bireyselleştirilmiş bir değerlendirme yapmalıdır.
* Önceki Düzenleme Onaylarını Yeniden Değerlendirme Esnekliği: Yetersiz belgeyle daha önce bir çalışana uzaktan çalışma düzenlemesi verilmiş olsa bile, federal kurumlar önceki kararlarını tekrar ziyaret edebilir ve tam bir değerlendirmeye dayanarak yeni bir karar verebilirler. Ayrıca, bir sağlık uzmanına, çalışanın ofiste çalışmasını sağlayacak hafifletici önlemler olup olmadığını veya alternatif ofis içi düzenlemelerin çalışanın ofiste çalışmasını sağlayıp sağlamayacağını sorabilirler. Her karar duruma özeldir.
* Temel İşlevler: EEOC, COVID-19 pandemisi sırasında işyerleri kapandığında ve uzaktan çalışmaya başladıklarında birçok çalışanın temel işlevlerini yerine getirmeyi bıraktığını belirtmiştir. Ancak kurumlar, çalışanlara temel işlevleri atlamalarına izin vermeye devam etmek zorunda değildir, hatta daha önce izin vermiş olsalar bile.
> Rehberlik belirtiyor:
> “İşverenin, işyerini kapatıp çalışanların COVID-19'dan korunma amacıyla uzaktan çalışmasına izin verdiğinde veya başka bir nedenle uzaktan çalışmaya izin verdiğinde bir veya daha fazla temel işlevi geçici olarak muaf tutması, işin temel işlevlerinin kalıcı olarak değiştiği, uzaktan çalışmanın her zaman uygulanabilir bir düzenleme olduğu veya aşırı bir zorluk teşkil etmediği anlamına gelmez.”
* Çalışan Belgeleri: Çalışanlara, ofis içi bir düzenlemenin neden etkisiz olacağını açıklamaları ve açıklamalarını desteklemek için ilgili tıbbi belgeleri sunmaları için bir fırsat verilmelidir. Ancak çalışanın sadece ofis içi düzenlemenin işe yaramayacağını söylemesi yeterli değildir. EEOC, “Etkileşimli sürecin her noktasında olduğu gibi, odak noktası kanıta dayalı karar verme olmalıdır” dedi.
* Misilleme Karşıtı: İşverenler, bir düzenleme talep ettiği veya daha önce aldığı için bir çalışana olumsuz davranamazlar, düzenlemenin onaylanıp onaylanmadığına veya devam edip etmediğine bakılmaksızın.
İşverenler İçin 5 Uyum Adımı
Özel sektör işverenleri, yeni rehberlik ışığında aşağıdaki adımları atmayı düşünmelidir:
1. Mevcut Uzaktan Çalışma Düzenlemelerini Gözden Geçirin ve Potansiyel Olarak Yeniden Düzenleyin: Uzaktan çalışma düzenlemeleri belirli durumlarda gerekli olabilir, ancak işverenlerin değişen koşullar olduğunda bunları yeniden değerlendirmelerine izin verilir. EEOC'nin belirttiği gibi, işverenler önemli düzenlemeleri hala etkili ve gerekli olduklarından emin olmak için yıllık olarak yeniden değerlendirmeyi faydalı bulabilirler.
2. Bireyselleştirilmiş Değerlendirme Yapın: Bu, etkileşimli sürecin kritik bir parçası ve uyumun anahtarıdır. Belirli bir talebin makul olmadığını varsaymayın. Engellilikle ilgili düzenleme talepleri iyi niyetle ve duruma göre değerlendirilmelidir. Gerçekten de, makul bir düzenleme sağlama konusundaki iyi niyetli bir çaba, düzenleme yapılmaması iddiasıyla açılan davalarda tazminat ve cezai tazminat taleplerine karşı bir savunmadır.
3. Süreci Belgeleyin: Çalışanların taleplerini yazılı olarak sunmasını sağlayın ve tedavi sağlayıcılarının, çalışanın talebinin dayanağı ve gerekliliği ile alternatifler hakkındaki bir sorguya yazılı olarak yanıt vermesini isteyin.
4. Eyalet Hukuku Gereksinimlerini Unutmayın: Birçok eyaletin, federal yasadan daha katı olabilecek kendi engellilikle ilgili işyeri yasaları vardır. Nüansları gözden geçirdiğinizden emin olun.
5. Bir Avukata Danışın: Önemli düzenleme taleplerini reddetmeden önce, uyumu sağlamak için deneyimli bir hukuk danışmanıyla seçeneklerinizi görüşmek iyi bir fikirdir.